Posted by: Equipo Franquiciatunegocio Comments: 0 0 Post Date: 15 mayo, 2020

Productividad en equipos de trabajo bajo el modo home office

Mide lo que se pueda medir; y lo que no, hazlo medible
-Galileo Galilei

Desde el pasado 16 de marzo, muchas organizaciones debieron ajustar su modo de trabajo a la modalidad de “home office”, todo esto provocado por la crisis sanitaria que representa el coronavirus, lo cual obligo a equipos de trabajo a reportar desde sus hogares, de un momento a otro sin mayor planificación.

El “home office” llego para quedarse, lo cual pone a los lideres de las empresas bajo muchas interrogantes, pero la relevante seria:

¿Cómo proteger la productividad de los equipos de trabajo?

En las organizaciones actualmente existen serios conflictos (aun previo al home office) en la existencia de indicadores muy desequilibrados, se crean métricas que generalmente distan de abonar a los objetivos de largo plazo de la empresa, ahora discutamos este escenario en el modo “home office”.

Los primeros días de la implementación fueron tal vez los más caóticos para los colaboradores, dado que no existió un tiempo de asimilación o maduración del nuevo modelo, porqué más allá de “oficina en casa”, al inicio estábamos “trabajando desde casa”, la diferencia además de la escritura radica en la implementación y coordinación entre colaboradores.

Se puede presentar que los equipos dispersan sus esfuerzos tanto en horarios, como en cantidad, intensidad y/o incluso calidad, multiplícalo por el numero de integrantes y entonces te enfrentas a una complejidad en temas de coordinación, liderazgo y de productividad.

Esto sucede ya que en la etapa inicial se vivió el home office, como una forma de trabajo mediado por pantallas y un direccionamiento al celular, por lo cual la coordinación se interpretó en video conferencias y escribir en grupos de WhatsApp, pero eso no basta o se puede considerar en formas de medir o crear métricas, mucho menos conseguir productividad.

Considera los siguientes puntos para tener éxito:

1.- Conoce tu nivel de madurez digital

El día de hoy el software ha consumido al mundo, pero aun hay empresas que no están integradas a las tecnologías de información, esto no significa que todos los colaboradores deban saber programar, pero sí que exista una cultura de integración a lo digital, que en el núcleo de tu negocio esté digitalizado, es relevante que los colaboradores entiendan así como dominen el mundo digital, la capacidad de actualización y retención de las nuevas tecnologías de información, esta es la clave que facilitará la asimilación del mundo del “home office”, entendamos que no existirá el “home office” sin el avance y capacidad de adquirir tecnología en este tiempo.

2.- Planifica acciones de asimilación

Es claro que el “home office” ya está implementado, pero ahora debes dar seguimiento a tus colaboradores desde estos aspectos.

  1. Herramientas: Realiza conversaciones individuales e investiga que el colaborador cuente con las herramientas que necesita, enumera sus necesidades operativas, esto va desde la velocidad de internet, equipo de cómputo, capacidad de almacenamiento, impresión o incluso mobiliario ergonómico para cumplir su jornada laboral.
  2. Protocolos: Revisa de manera grupal, y da formalidad a los diferentes puntos críticos de productividad, genera un mapeo de procesos y localiza aquellos puntos que necesitan custodiar o garantizar, desde contar con una nube donde se resguarden archivos sensibles, o que exista una lista de actividades ordenadas en prioridad de atención e incluso la creación de bitácoras de avance o conclusiones.
  3. Políticas de comunicación: Yo soy un partidario de más allá de comunicación existan normas de coordinación, en estos casos es contar con horarios específicos para comunicar necesidades o avances, así como tiempos específicos donde puedas reunir a todo el equipo para presentar dudas, necesidades o direccionamiento de actividades.

3.- Fija la temporalidad de las métricas

Una vez que has diagnosticado la capacidad de tu colaborador en materia de asimilación digital, después planteaste el contexto de coordinación, ahora corresponde fijar la temporalidad de seguimiento, según tu giro y demanda puede ir desde turnos (horas) día o semana, periodos superiores no son recomendables.

Debes estar consiente que algunos trabajadores pueden ser favorecidos por este nuevo modelo de trabajo, pero no todos, lo mas complejo del home office, es establecer una rutina horaria, las jornadas que cumplen muchos colaboradores se dispersa y eso dificulta la sincronización en diferentes niveles, pero brindar temporalidades a la par de las políticas de comunicación apoyan la alineación del desempeño.

4.- Comparte indicadores

El compartir los indicadores es importante, puedes definirlos de manera individual o como equipo, esto siempre facilita el contexto del colaborador e incluso a uno como facilitador, ya que una vez que los envías a tu casa por temas de salud, es tu responsabilidad, compartir qué esperas de ellos, y más allá de enunciarlo hay que medirlo, en este punto radica el éxito o fracaso en temas de supervivencia de tu empresa.

Evita suponer que mantendrán la productividad que brindaban, mide la consecución de resultados, mide de manera particular y en equipo, contar con los indicadores te brinda la primera radiografía para la toma de decisiones.

La alineación de los indicadores debe estar en función de los objetivos a corto plazo y el puesto de cada colaborador.

Plantea indicadores en el orden del cumplimiento de actividades, acciones que abonan positivamente a la organización, la capacidad de atención a tus clientes y no dejar de vigilar tus analíticas financieras.

La implementación exitosa del home office, brindará beneficios en incremento de productividad, dado que se suprimen los conflictos que origina el traslado, un mayor nivel de colaboración.

En franquiciatunegocio te ofrecemos asesoría en este y muchos otros aspectos para que tu negocio sobreviva e incluso crezca en esta crisis, estamos conscientes que este cambio se dio de manera intempestiva y que esto representó una curva de aprendizaje, cuenta con nosotros para apoyarte en que este tiempo sea el más corto posible.